ความสำคัญและความหมายของ "5ส"
5ส คืออะไร เทคนิคหรือวิธีการจัดหรือปรับปรุงสถานที่ทำงานหรือสภาพการทำงานให้เกิดความสะดวก ความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาดเพื่อเอื้ออำนวยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ความปลอดภัย และคุณภาพของงาน อันเป็นพื้นฐานในการเพิ่มผลผลิต
ความสำคัญของ 5ส
เป็นหลักเบื้องต้น / พื้นฐาน เพื่อทำให้หน่วยงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาด ปลอดภัย น่าอยู่ น่าทำงาน
มีความเกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้งกับการเพิ่มผลผลิต(Productivity)
มีความเกี่ยวข้องกับการประหยัดทรัพยากรและเวลา
มีความเกี่ยวข้องกับความเชื่อถือของผู้รับบริการ
มีความเกี่ยวข้องกับปัญหาสิ่งแวดล้อม
ก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีม(Teamwork) และสร้างความสามัคคีในหน่วยงาน
ความหมายของ 5ส
1. สะสาง การสำรวจและแยกให้ชัดเจนว่าของสิ่งใดจำเป็นและ สิ่งใดไม่จำเป็นในการใช้งาน แล้วขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปจากพื้นที่ที่รับผิดชอบ
2. สะดวก การจัดวางของที่จำเป็นในการใช้งานให้เป็นระบบระเบียบ และง่ายหรือสะดวกในการนำไปใช้
3. สะอาด การดูแลรักษาหรือปัดกวาดเช็ดถู ทำความสะอาด
สถานที่ โต๊ะทำงาน อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ให้พร้อมต่อการปฏิบัติงาน
4. สุขลักษณะ การรักษาและปรับปรุงการปฏิบัติ 3ส แรก โดยกำหนด
เป็นมาตรฐานและปฏิบัติให้ดีขึ้นและรักษาให้ดี
5. สร้างนิสัย การปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนเกิดจิตสำนึก หรือเกิด ความเคยชินเป็นนิสัย
จุดที่ควรสะสาง
บนโต๊ะทำงาน และลิ้นชักโต๊ะทำงานของแต่ละคน
ตู้เก็บเอกสาร / ตู้เก็บของ / ชั้นวางของ
บริเวณรอบโต๊ะทำงาน
ห้องเก็บของ
มุมอับต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกที่ทำงาน
พื้นของสถานที่ทำงาน รวมทั้งฝ้าเพดาน
ประโยชน์ที่ได้รับจากการสะสาง
ขจัดความสิ้นเปลืองของการใช้พื้นที่ กล่าวคือ มีพื้นที่ว่างจากการขจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นหรือวางเกะกะออกไป
ขจัดความสิ้นเปลืองทรัพยากร วัสดุ อุปกรณ์เครื่องใช้ต่าง ๆ
ลดปริมาณการเก็บ / สำรองวัสดุสิ่งของ
ลดการเก็บเอกสารซ้ำซ้อน
เหลือเนื้อที่ของห้องทำงาน ตู้ หรือชั้นเก็บเอกสารไว้ใช้ประโยชน์มากขึ้น
ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร
สถานที่ทำงานดูกว้างขวาง โปร่ง / สะอาดตา น่าทำงานยิ่งขึ้น
ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน
สะดวก : หลักการ เหตุผล และวิธีการ
เหตุผล หลังจากทำการสะสางแล้ว สิ่งของที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานจะต้องทำการจัดเก็บให้เป็นระบบ / ระเบียบ เพื่อให้เกิดความ สะดวก และรวดเร็วในการนำมาใช้งานโดยคำนึงถึงหลักประสิทธิภาพ คุณภาพความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อมประกอบกัน
หลักการ วางของที่ใช้งานให้เป็นที่เป็นทาง / มีป้ายบอก , นำของไปใช้งานแล้วนำมาเก็บไว้ที่เดิม , วางของที่ใช้งานบ่อยไว้ใกล้ตัว , จัดของที่ใช้งานให้เป็นหมวดหมู่
ประโยชน์ที่ได้รับจากเรื่องสะดวก
ลดเวลาในการหยิบของมาใช้งาน โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา ซึ่งมักเกิดขึ้นบ่อย ๆ ในอดีต
ลดเวลาการทำงานในภาพรวม โดยเฉพาะงานบริการ จะทำให้ลูกค้าได้รับบริการรวดเร็วขึ้น
การตรวจสอบสิ่งของต่าง ๆ ง่ายขึ้น
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ช่วยเพิ่มคุณภาพของผลิตภัณฑ์ / บริการ
ช่วยขจัดโอกาสที่จะเกิดอุบัติเหตุ ผู้ปฏิบัติงานมีความปลอดภัยมากขึ้น
ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน ซึ่งจะส่งผลดีต่อสุขภาพกายและใจของผู้ปฏิบัติงานและลูกค้า
สะอาด : เหตุผล และขั้นตอนวิธีการ
เหตุผล หากหน่วยงานไม่คำนึงถึงเรื่องความสะอาด จะก่อผลเสียดังนี้
สภาพแวดล้อมหรือบรรยากาศในการทำงานไม่สดชื่น แจ่มใส
เครื่องมือ / เครื่องใช้ หรือวัสดุอุปกรณ์ในการทำงานเสื่อมสภาพหรือชำรุดบ่อย ใช้งานไม่สะดวก
เกิดการสูญเสียของวัสดุอุปกรณ์ รวมทั้งอาจเกิดผลเสียหายต่อสินค้า / บริการ
โอกาสที่จะเกิดอุบัติเหตุ หรือความไม่ปลอดภัยในการทำงานมีสูง
ขั้นตอนวิธีการดำเนินกิจกรรมสะอาด
ควรทำความสะอาดบริเวณโดยรอบของสถานที่ทำงานก่อน โดยใช้อุปกรณ์และวิธีการที่เหมาะสม
กำหนดพื้นที่ให้แต่ละฝ่าย แต่ละแผนกรับผิดชอบ โดยกำหนดแนวเขตให้ชัดเจน เพื่อความสะดวกในการมอบหมายและการตรวจสอบ(Audit) ในภายหลัง
วิเคราะห์ปัญหาหรือค้นหาสาเหตุที่อาจก่อให้เกิดความสกปรกหรือเกิดเศษขยะต่าง ๆ
การปัดกวาดเช็ดถูควรดำเนินการให้ทั่วถึง ไม่ละเว้นแม้กระทั้งจุดเล็ก ขอบ ซอก หรือมุมอับต่าง ๆ
จุดที่ควรสนใจในเรื่องความสะอาด
พื้น ฝาผนัง บริเวณมุมอับต่าง ๆ
บนและใต้โต๊ะทำงาน ชั้นวางของ ตู้เอกสาร
บริเวณเครื่องมือ / อุปกรณ์ และที่ตัวเครื่องมือ / อุปกรณ์ เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร์ ฯลฯ
เพดานและมุมเพดานห้อง
หลอดไฟ และผาคลอบหลอดไป
บริเวณสถานที่สูบบุหรี่
บริเวณที่ทิ้งขยะเปียก ขยะแห้ง
ประโยชน์ที่ได้จากกิจกรรมสะอาด
สภาพแวดล้อม และบรรยากาศในการทำงานดีขึ้น น่าอยู่น่าทำงาน พนักงานมีความภูมิใจในสถานที่ทำงาน
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ
ช่วยยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ เครื่องคอมพิวเตอร์ให้ยาวนานมากขึ้น และประหยัดงบประมาณบำรุงรักษา
ลดอัตราของเสีย สินค้า / บริการ มีคุณภาพมากขึ้น
สุขลักษณะ : หลักเกณฑ์และวิธีการ
จะต้องรักษาสิ่งที่ดีมาแล้วทั้ง 3 ส ให้ดีตลอดไปและแก้ไขปรับปรุงสถานที่ทำงานให้มีบรรยากาศน่าทำงานโดยกำหนดเป็นมาตรฐานของแต่ละ ส กล่าวคือมาตรฐานกิจกรรม สะสาง สะดวก และสะอาด โดยลำดับวิธีปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
วิธีการดำเนินกิจกรรมสุขลักษณะ
ข้อแนะนำในการฝึกปฏิบัติ
ผู้บริหารระดับสูงตรวจสอบการทำกิจกรรม 5ส
จัดให้มีการตรวจสอบ (Audit) อย่างสม่ำเสมอ
จัดการแข่งขันการทำกิจกรรม 5ส ระหว่างฝ่าย
สุขลักษณะ : จัดสถานที่ทำงานให้ผู้ปฏิบัติงานมีสุขภาพอนามัยที่ดีและ ปลอดภัย
ขจัดมลภาวะในสถานที่ทำงานที่มีผลต่อสุขภาพกายและใจ
ขจัดสภาพที่อาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุ
ปรับปรุงจัดสถานที่ทำงานให้มีบรรยากาศที่น่าทำงาน
พนักงานปฏิบัติตามระเบียบในการแต่งกาย
ประโยชน์ที่ได้จากกิจกรรมสุขลักษณะ
พนักงานมีสุขภาพดี ทั้งร่างกายและจิตใจ
เกิดความภาคภูมิใจในความมีชื่อเสียงของหน่วยงาน ซึ่งเป็นผลมาจากการมีส่วนร่วมในการปรับปรุงของพนักงานทุกคน
สถานที่ทำงานเป็นระเบียบ สะอาด น่าทำงาน
มีความปลอดภัยในการทำงาน พนักงานมีขวัญและกำลังใจ มีสุขภาพจิตที่ดี
สร้างนิสัย : หลักการ
ปฏิบัติตามมาตรฐานของ 4ส แรกให้ดีตลอดไป
ให้ความรู้แก่พนักงานในด้านต่าง ๆ เพิ่มเติม
สร้างจิตสำนึกให้พนักงานปฏิบัติตามมาตรฐานและระเบียบข้อบังคับของหน่วยงานในเรื่องต่าง ๆอย่างเคร่งครัด
กำหนดวันทำกิจกรรม 5ส เป็นประจำทุกวัน เช่น5 นาที กับ 5ส หรือทำเป็นประจำทุกสัปดาห์
ผู้บริหาร / หัวหน้างาน ควรปฏิบัติเป็นตัวอย่างที่ดี คอยกระตุ้นและติดตามการปฏิบัติอยู่เสมอ โดยถือว่าการทำกิจกรรม 5ส เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานประจำ
แนวทางเพื่อ สร้างนิสัย
ทำ 5 นาที 5ส ทุกวัน
แต่ละคนต้องรับผิดชอบ และรับผิดชอบร่วมกัน
ฝึกการมีทัศนคติที่ดีในการทำงานเป็นทีม
ทำความสะอาดร่วมกัน
เก็บอุปกรณ์ เครื่องมือ ให้เป็นระเบียบอยู่เสมอ
มีการจัดการบริเวณพื้นที่ส่วนกลางที่ดี
ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5ส
ขั้นที่ 1 : ผู้บริหารสูงสุดประกาศ นโยบาย 5ส
ขั้นที่ 2 : แต่งตั้งคณะอนุกรรมการ 5ส
ขั้นที่ 3 : จัดการฝึกอบรม และดูงาน
ขั้นที่ 4 : แบ่งพื้นที่รับผิดชอบ และกำหนดแผนดำเนินการ
ขั้นที่ 5 : จัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่
ขั้นที่ 6 : กำหนดมาตรฐาน 5ส ของหน่วยงาน
ขั้นที่ 7 : ลงมือปฏิบัติกิจกรรม 5ส และประเมินผลการปฏิบัติ
ขั้นที่ 8 : ปรับปรุงมาตรฐานให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
ขั้นที่ 9 : จัดให้มีการประกวด 5ส ระหว่างหน่วยงานภายใน
ขั้นที่ 10 : กำหนดเป้าหมายใหม่ เพื่อยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น
ผลที่ได้รับจากการทำกิจกรรม 5ส
ที่ทำงานมีความสะอาด เป็นระเบียบมากขึ้น
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ช่วยในการบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์
การปฏิบัติงานมีความสะดวกและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
ทุกคนทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานเห็นการปรับปรุงได้ชัดเจน
ช่วยเสริมสร้างทัศนคติที่ดีให้แก่บุคลากรในหน่วยงาน