Google Documents คืออะไร 

               Google Documents หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า Google Docs เป็นบริการออนไลน์ที่ให้คุณ สามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่คุณมีอีเมล์ของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมาให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทำสไลด์เพื่อนำเสนองานสำคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทำได้ Google Docs ทำงานเหมือน Microsoft Office แตทุกอย่างจะทำงานอยู่บนเว็บ สามารถทำงานได้ทันทีที่มี การเชื่อมต่ออนิเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs เราก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซริ์ฟเวอร์ของ Google และที่สำคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไข ข้อมูลไปพร้อมๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกำลังพิมพ์อะไรอยู่ 

 

ความสามารถของ Google Docs

         ความสามารถของ Google Docs มีอย่างล้นเหลือ เรียกได้ว่าตอบสนองคนที่ต้องการใช้งานเอกสาร ได้อย่างสมบูรณ์แบบ โดยเราจะมาทำความรู้จักกันอย่างละเอียดก่อนว่า Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง 

 1. สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอแบบออนไลน์  

 2. ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์  

 3. จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย  

 4. ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้ 

 


  

การเข้าใช้งาน Google Docs

1.การเข้าถึง Google Docs

- เข้าถึงได้จาก http://docs.google.com หรือเมื่อ login อยู่ในระบบแล้ว ที่เมนู Google Apps เลือก "Docs"

 

- จะปรากฏหน้าจอ google docs ดังนี้


 

 

2.การสร้างเอกสาร

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้  (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขเนื้อหาให้เป็นแบบที่เราต้องการ)  หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้

   

 ซึ่ง Google Docs จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ microsoft word

 

โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติเมื่อมีการพิมพ์ หรือ แก้ไขเอกสาร และเมื่อปิดโปรแกรมไฟล์เอกสารจะไปอยู่ใน Google Drive โดยอัตโนมัติ 

 


 

 

 3.การสร้าง sheets (Google Sheets)

- เลือกเมนู     และเลือก "Sheets"

 -จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง sheet ดังนี้ 

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้  (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขก็ได้)  หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้ ซึ่ง Google Sheets จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ โปรแกรม microsoft Excel

สามารถแทรกแผนภูมิ / ใส่สูตรการคำณวนได้

 

- ทดลองใช้สูตรคำนวณ เหมือนกับ MS Excel จะเป็นการใช้สูตร =AVERAGE(number1,[number2],….) เพื่อหาค่าเฉลี่ย 


 

4. การสร้าง slides (Google Slides)

- เลือกเมนู     และเลือก "Slides"

 

 -จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง slides ดังนี้ 

 

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้  (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขก็ได้)  หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้ ซึ่ง Google Slide จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ โปรแกรม microsoft Powerpoint

 

-การเพิ่มลูกเล่น Animations.

เลือกเมนู insert -> Animations. /ที่หน้าต่างAnimation เลือกรูปแบบ Animation ที่ต้องการ  /กด play เพื่อดู Animation


 

 

5. การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

        การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ การสร้างเอกสารหรือทำรายงานบน Google Docs นั้นไม่ได้แตกต่างจากการใช้งาน MS Office มากนัก ความสามารถในหลายๆ ด้านยังไม่อาจเทียบกันได้ แต่ที่ Google Docs พิเศษกว่าก็คือเราสามารถ เข้าไปแก้ไขเอกสารของเราจากที่ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกันอีกด้วย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย สมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องเดินทางมานั่งทำงานร่วมกัน เราสามารถช่วยกันคิด ช่วยกันทำรายงานได้จากทุกสถานที่เพียงแค่นัดเวลากันล่วงหน้า หรือหากจำเป็นจริงๆ เวลาไม่ตรงกัน คนๆนั้น ก็สามารถเข้ามาดูความคืบหน้าและแก้ไขในภายหลังได้เช่นกัน ซึ่งคนอื่นๆ ในกลุ่มสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขเพิ่มเติม พร้อมทั้งตรวจสอบเวลาการแก้ไขได้ด้วย รวมถึงเนื้อหาส่วนใดบ้างที่ถูกแก้ไขไป

- การแชร์และการกำหนดสิทธิ์การใช้เอกสารร่วมกัน 

การสร้างเอกสารแต่ละประเภทจะมีปุ่มการ share อยู่  / กดเมื่อต้องการแชร์เอกสาร หรือสามารถแชร์เอกสารจาก "Google drive" ก็ได้

 -จะปรากฏหน้าต่างแชร์  /ให้ท่านกรอกบุคคลที่ต้องการแชร์เอกสารด้วย / กำหนดสิทธิ์ / และเขียนอธิบายรายละเอียด และกด send

-เมื่อเพื่อนร่วมงานเข้ามาแก้ไขเอกสารร่วมกันกับเรา เราจะสามารถเห็นการทำงานของเพื่อนร่วมงานแบบเรียลไทม์

- การติดตามการใช้งาน และแก้ไขเอกสารร่วมกัน

หากเราต้องการดูประวัติการแก้ไขเอกสาร สามารถทำได้โดยไปที่เมนู “File” แล้วคลิกเลือก “See revision history” 

-ระบบจะทำการแสดงประวัติการทำงาน และสามารถ restore กลับมาเวอร์ชันที่เราต้องการได้อีกด้วย 


 

6 การดาวน์โหลดไฟล์

หลังจากที่เราได้ทำการสร้างเอกสารบน Google Docs แล้ว หากต้องการนำไฟล์นั้นออกมา สามารถทำได้โดย 

คลิกเมนู “File” เลือก “Download as” แล้วเลือกชนิดของไฟล์ที่เราต้องการ